証憑書類とは、領収書や請求書など、取引の証拠や裏付けとなる書面のことです。
証憑書類は、外部から受領したものか内部で作成しているものかによって、まず「外部証憑書類」と「内部証憑書類」に大別することができます。
また、内容によって、「お金に関するもの」、「物に関するもの」、「人に関するもの」、「契約に関するもの」の四つに分類することができます。
| お金に関するもの | 物に関するもの | 人に関するもの | 契約に関するもの | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 外部証憑書類 | 購買先から | 請求書 領収書 | 見積書 注文請書 納品書 | - | 営業取引契約書 |
| 販売先から | 支払通知書 支払証明書 | 見積依頼書 注文書 受領書 検収通知書 | - | 営業取引契約書 | |
| 銀行から | 預金通帳 残高証明書 預金利息計算書 | - | - | 銀行取引契約書 | |
| 従業員関連 | - | - | - | 雇用契約書 | |
| 内部証憑書類 | 購買先向け | 支払通知書 (領収書が取れない場合) | 注文書(控え) | - | - |
| 販売先向け | 請求書(控え) 領収書(控え) | 納品書(控え) | - | - | |
| 従業員関連 | 賃金台帳 | - | 出勤簿 | - | |
請求書・見積書・納品書等の証憑書の保存期間については、会社の場合と個人事業者の場合とでは若干の違いがあります。
会社の証憑書類は、原則として、決算期の単位で７年間の保存が法律で義務づけられています。
個人事業者の証憑書類は、会社より少し短く、5年間の保存が求められています。